HR Administration Specialist

HR-Administration Specialist/ Personalsachbearbeiter 

Standort: Berlin, Deutschland (hybrid)

Wir bei Hologic sind überzeugt, dass unser Erfolg von den talentierten Mitarbeitenden abhängt, die bei uns arbeiten. Hologic ist ein Unternehmen, in dem Menschen mit Ambitionen und hohem Potenzial sich kontinuierlich weiterentwickeln.

Wir sind auf der Suche nach einer/ einem talentierten und ambitionierten HR-Administrator/ Personalsachbearbeiter(in), die/ der unser engagiertes „International HR-Service-Delivery Team“ verstärkt.

Es ist unser Ziel, mit dem Human-Resources-Service-Delivery (HRSD) Team allen Mitarbeitenden eine erstklassige Serviceerfahrung zu bieten, indem effiziente, skalierbare und technologiegestützte HR-Dienstleistungen entwickelt, angewendet und kontinuierlich verbessert werden.

Als HR-Administration Specialist sind Sie für die Einführung und Weiterentwicklung von standardisierten Prozessen verantwortlich und unterstützen die Personalabteilung in den Regionen DACH, Frankreich und Afrika.

Ihre Hauptaufgaben: 

• Die Bearbeitung aller administrativen Aufgaben, die im Zusammenhang mit aktiven Arbeitsverhältnissen stehen - vom Onboarding bis zum Offboarding, dabei Arbeitsvertragserstellung, Erstellung von Änderungsverträgen, Verfassen von Beförderungs- und Kündigungsschreiben sowie der Erstellung von Betriebsratsanhörungen
• Die kontinuierliche Sicherstellung eines erstklassigen HR-Services für alle unsere Mitarbeitenden
• Die Verwaltung von Mitarbeiterversicherungen und betrieblichen Zusatzleistungen inklusive der betrieblichen Altersvorsorge (Ein- und Austrittsmeldungen & Veränderungsmanagement) in den zugeordneten Regionen
• Die Bearbeitung von Anfragen von Mitarbeitenden, Managern und HR-Business Partnern
• Die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen, die Erstellung von Arbeitszeugnissen und von diversen Bescheinigungen sowie von weiteren administrative Anfragen
• Die Daten und Systempflege sowie die Aktualisierung aller relevanter Daten in unseren HRIS-Systemen
• Die Berücksichtigung der nationalen arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien sowie bei Bedarf Aktualisierung von Prozessen, um jederzeit Rechtskonformität zu gewährleisten
• Die Unterstützung von Führungskräften bei Change-Management Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einführung neuer HR-Dienstleistungen, Prozesse oder Technologien
• Im Bedarfsfall - die Schulung von Führungskräften in Bezug auf die Dateneingaben in Oracle HCM
• Die Unterstützung und das Training von HR Business Partnern bei administrativen Prozessen wie beispielsweise Versetzungen, Beförderungen, Statusänderungen und Kündigungen

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten: 

• Erfahrung in der Personalarbeit und bei der Anwendung von standardisierten HR-Prozessen im Rahmen eines Service-Delivery-Models
• HR-Erfahrung in der Personalarbeit in den Regionen DACH, Frankreich und Afrika sind von Vorteil
• Sicherer Umgang im Umgang mit HR-Software und Datenbanken, wie beispielsweise Oracle-HCM sowie gute Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
• Erfahrung im Personalwesen, betriebswirtschaftliches Grundverständnis und grundlegendes Wissen über verpflichtende HR-Verfahren (BEM)
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch (in Wort und Schrift) um eine effektive Kommunikation in einem diversen internationalen Arbeitsumfeld zu gewährleisten (zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil)
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, Liebe zum Detail und Erfahrung im Aufbau von belastbaren Netzwerken
• Initiativkraft, Flexibilität und Belastbarkeit
• Selbstständige Arbeitsweise sowie die aktive Mitwirkung bei der Erreichung von Team- und Unternehmenszielen

Warum Hologic?

Wir bieten ein attraktives Gehalt in Verbindung mit einem jährlichen Bonusprogramm sowie weitere betriebliche Zusatzleistungen. Gerne erläutern wir Details während des Bewerbungsprozesses.

Ist diese Stelle für Sie interessant? Dann bewerben Sie sich noch heute! Wir freuen uns sehr darauf von Ihnen zu hören.

HR Administration Specialist

Role location: Berlin, Germany (hybrid working)

Here at Hologic we believe we are as successful as the talent that powers us. Hologic is a place where people with ambition and unstoppable potential thrive. 

We are on the lookout for a talented HR Administrator to join our dedicated international HR Service Delivery team.

The mission of the Human Resources Service Delivery (HRSD) team is to provide an exceptional employee experience by enhancing, designing and delivering efficient, scalable and technology enabled HR services. 

In this role you will be responsible for implementing and maintaining standardized processes and supporting the operation of the HR department covering DACH, France and Africa regions.

Key responsibilities:

• Process all employment administration and provide supporting documentation from onboarding to offboarding, this includes new hire contracts, promotions, employment changes, termination letters
• Provide a high level of customer service at all times
• Provide benefits administration for new hires, terminations and employee changes
• Support inquiries and requests from employees, managers, and HR business partners timely and accurately
• Respond to employee requests for references, certificates, general letters relating to employment and other general employee data/document requests
• Maintain necessary record keeping and documentation within all HR systems
• Keep abreast of compliance with all relevant employment laws, regulations, and company policies, updating processes as necessary to maintain compliance
• Partner with leadership on change management activities related to the implementation of new HR services, processes, or technologies
• As and when required train in Country managers on Oracle HCM data entry
• Provide HRBPs with training & support on all processes including but not limited to transfers, promotions, status changes, and terminations

Knowledge, Skills and Experience:

• Understanding of HR operations, service delivery models and standardized processes, particularly in the DACH, France, and Africa regions
• Familiarity with HR software and databases, such as Oracle HCM, as well as proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
• Background in Human Resources, Business Administration, or a related field, providing foundational knowledge of HR principles
• Fluency in German, French and English, enabling effective communication in multilingual environments. Any additional language would be advantageous
• Excellent communication, organizational and relationship building skills
• Proactive attitude, with the ability to adapt to shifting priorities and take initiative in completing tasks
• Ability to work independently and effectively, while maintaining alignment with team objectives and organizational goals

So why join Hologic?

We offer a competitive salary and annual bonus scheme, one of our talent partners can discuss this in more detail with you.

If you think you have the right skills and experience and want to join our team, apply today. We can’t wait to hear from you!

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